Anleitung: DATEV-Export über den IPA-Client

Was ist der DATEV-Export?

Der DATEV-Export im IPA-Client ermöglicht den Export von Buchungsdaten aus dem System zur Weiterverarbeitung in der DATEV-Buchhaltungssoftware. Dabei kann gewählt werden, ob die Daten mit oder ohne Belegbilder exportiert werden sollen.

Mit oder ohne Belegbild – was bedeutet das?

• Ohne Belegbild:
  Es wird nur eine CSV-Datei mit den Buchungsdaten erstellt – ohne zugehörige Beleg-PDFs.
  ➤ Auswahl: Datev Buchungsstapel
  ➤ Ergebnis: Eine .csv-Datei

• Mit Belegbild:
  Es wird eine ZIP-Datei erstellt, die neben der Buchungs-CSV auch die zugehörigen Belegbilder (z. B. PDFs) sowie XML-Dateien für DATEV enthält.
  ➤ Auswahl: Datev XML Schnittstelle Online
  ➤ Ergebnis: Eine .zip-Datei mit CSV + PDF + XML

🛠️ Schritt-für-Schritt Anleitung:

1. DATEV-Exportdaten im IPA-Client eintragen

• Menüpfad: IPA-Client > File > Datev Export

• Hier tragen Sie die Beraternummer, Mandantennummer, das Wirtschaftsjahr, die Sachkontenlänge, Währung usw. ein.
  

Hinweis zur Dokumententyp-Zuordnung:
Die Zuordnung der Dokumententypen sowie die Anlage aller notwendigen Felder für den DATEV-Export müssen zuvor vom Administrator über das IPA-Suite Admin-Tool eingerichtet werden.

2. Dokumente für den DATEV-Export vormerken

So markieren Sie die gewünschten Belege:

• Öffnen Sie die Erweiterte Suche im IPA-Client.

• Filtern Sie nach allen Dokumenten des gewünschten Monats (z. B. Januar).

• Markieren Sie die passenden Belege.
  

➤ Möglichkeit 1: Mit F6-Taste

Drücken Sie F6 → Das Fenster „Für DATEV vormerken“ erscheint.
Bestätigen Sie die Auswahl.

➤ Möglichkeit 2 (ab Release v.9.1.2.31):

Ab dieser Version können mehrere Dokumente gleichzeitig über die rechte Maustaste vorgemerkt werden:

• Mehrere Dokumente markieren

• Rechtsklick → „Dokumente für DATEV Export vormerken“ auswählen.
  

Hinweis zur Liste der vorgemerkten Dokumente

Die vorgemerkten Dokumente bleiben dauerhaft in der DATEV-Vormerkliste gespeichert – auch wenn der IPA-Client geschlossen oder der PC heruntergefahren wird.

Die Liste wird nur auf folgende Weise geleert:

1. Durch Klick auf den Menüpunkt „Leere Liste der vorgemerkten Dokumente“,
   oder

2. Sobald eine der Exportoptionen im Menü DATEV Export genutzt wird (z. B. DATEV Buchungsstapel oder DATEV XML Schnittstelle Online)
   

3. Vorgemerkte Dokumente anzeigen

• Gehen Sie zu Datenexport > Zeige vorgemerkt Dokumente für DATEV Export

• Hier sehen Sie alle vormerkten Dokumente, die bereit zum Export sind.

4. Export durchführen

• Ohne Belegbilder (nur CSV):
  Menüpunkt: Datenexport > DATEV Buchungsstapel
  ➤ Es wird eine CSV-Datei generiert.

• Mit Belegbildern (ZIP mit PDF & XML):
  Menüpunkt: Datenexport > DATEV XML Schnittstelle Online
  ➤ Es wird eine ZIP-Datei mit:

  • CSV-Datei (Buchungsdaten)

  • Belegbildern (PDF)

  • XML-Dateien (DATEV-konform)
    

Tipp:

Wenn Sie nicht sicher sind, welche Variante Ihr Steuerberater benötigt, fragen Sie ihn vorher, ob er nur Buchungsdaten oder auch Belegbilder erwartet.

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