Frage: Leitfaden zum Update des IPA-Servers

Leitfaden zum Update des IPA-Suite


Empfehlung:
Die Installation kann grundsätzlich selbst durchgeführt werden. Für eine problemfreie Durchführung empfehlen wir jedoch, die Installation von unserem Team oder einem zertifizierten Partner vornehmen zu lassen.  
Hinweis: Supportleistungen sind kostenpflichtig, wenn die Installation durch eine nicht zertifizierte Person erfolgt.



Vorbereitungen vor dem Update

Vor dem Update müssen alle IPA-Clients – sofern sie verwendet werden – abgemeldet sein.
 
1. Sicherung des Systems: 

vor der Release v.9.1.2.21
   - Server-Sicherung oder Snapshot: Erstellen Sie vor dem Update eine vollständige Sicherung oder einen Snapshot des Servers.
   - Datenbanksicherung der IPA-Suite MariaDB:
     - Öffnen Sie ein CMD-Fenster (als Administrator).
     - Navigieren Sie zum Verzeichnis: `C:\it-scom\ipa-suite\`.
     - Führen Sie folgenden Befehl aus:  
       IPA-SuiteDB-Backup.cmd
       Das Backup und ein Protokoll werden unter `C:\it-scom\Backup\` gespeichert.

Prüfen der Backup-Dateien:

  • Überprüfen Sie, ob die erstellte Backup-Datei erfolgreich gespeichert wurde.
  • Vergleichen Sie die Dateigröße der Backup-Dateien mit den Originaldateien:
    • Originaldateien befinden sich unter:
      C:\it-scom\MariaDB\data\ipadb
  • Die Dateigrößen der Backup-Dateien sollten mit denen der Originaldateien übereinstimmen.
ab der Release v.9.1.2.21
- Server-Sicherung oder Snapshot: Erstellen Sie vor dem Update eine vollständige Sicherung oder einen Snapshot des Servers.
- Datenbanksicherung der IPA-Suite MariaDB: 

2. Backup der IPA-Server-Workflows:
   - Öffnen Sie das IPA-Server Admin-Tool.
   - Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Root-Ordner.
   - Wählen Sie die Option „Exportiere jetzt alle Konfigurationen“.
   - Das Backup wird als mehrere .cfg-Dateien gespeichert, wobei jede Datei einem Workflow entspricht.

Prüfen der Backup-Dateien:
  • Stellen Sie sicher, dass für jeden Workflow eine .cfg-Datei erstellt wurde.
  • Überprüfen Sie den Speicherort der exportierten Dateien und vergewissern Sie sich, dass alle Workflows vollständig gesichert sind.

3. System- und Dienstprüfungen:
   - Prüfen Sie den Dienstkonto des IPA-Servers.
   - MariaDB Service Name kontrollieren:
   - Der Service sollte „IPA-SuiteDB“ heißen und mit dem Benutzer „NT SERVICE\IPA-SuiteDB“ laufen.  
   - Wenn dies nicht der Fall ist, wenden Sie sich an unser Support-Team.

4. Lizenzschlüssel notieren:
   - Den Lizenzschlüssel finden Sie im IPA-Server admin Tool unter „Versioninfo“.

5. Systemvoraussetzungen prüfen:


Update des IPA-Suite

1. Aktuellen Release herunterladen: 

2. Installation der neuen Version:
   - Installieren Sie die neue IPA-Server-Version gemäß Anleitung.

3. Lizenz austauschen:
   Ein Update innerhalb derselben Release-Version (z. B. v.9) erfordert keine neue Lizenz.
   Ein Upgrade von Version 8 oder älter auf Version 9 hingegen erfordert eine neue Lizenz für v.9.
   Nach der Installation Version 9 Lizenz beantragen:  

4. Update der MariaDB starten:
Prüfen Sie vor dem MariaDB Update, welche MariaDB-Version auf dem Server installiert ist. Die aktuelle Version der IPA-Suite verwendet MariaDB in der Version 11.8.6.0. Falls Sie eine ältere Version nutzen, folgen Sie bitte diesen Schritten, um MariaDB zu aktualisieren.

Warning
⚠️ WICHTIG: Nach dem IPA-Suite Update
Nach jedem IPA-Suite-Update muss die Datenbank aktualisiert werden. Dabei gibt es zwei unterschiedliche Fälle,  je nachdem, ob MariaDB auf eine neue Version angehoben werden muss oder nicht:
 In beiden Fällen zuerst CMD als Administrator starten:
 - Öffnen Sie CMD als Administrator: Navigieren Sie zum Verzeichnis: `C:\it-scom\ipa-suite\`.

Fall 1: MariaDB-Upgrade erforderlich (ältere MariaDB-Version installiert) aktuelle Release ist MariaDB 11.8.6.0
Führen Sie alle drei Befehle nacheinander aus:
   - Führen Sie den folgenden Befehl aus, um MariaDB zu upgrade:  
     DBcfg.exe --UpgradeMariaDB
   - Aktualisieren Sie die Datenbankstruktur mit folgendem Befehl:  
     DBcfg.exe --upgradeDbStructure "c:\it-scom\MariaDB 11.8.6.0\bin"
   - Aktualisieren Sie die Datenbank mit folgendem Befehl: 
     c:\it-scom\IPA-Suite>DBUpdate.exe --update
  
     Hinweis: Der Pfad verweist auf das `bin`-Verzeichnis der neuesten MariaDB-Version.

Fall 2: Kein MariaDB-Upgrade erforderlich
Auch wenn MariaDB nicht auf eine neue Version angehoben wird, muss nach jedem IPA-Suite-Update das Datenbank-Update ausgeführt werden.
Dieser Befehl spielt alle MariaDB-Patches unseres Systems ein:
DBUpdate.exe --update

Nach dem Update
WarningSehr wichtig: Alle IPA-Server-Workflows öffnen und die Konfiguration erneut speichern
1. Systemtest durchführen:
   Vergewissern Sie sich, dass der Server reibungslos funktioniert.

2. Abschließende Sicherung:
   Erstellen Sie nach dem erfolgreichen Update eine erneute Sicherung des Systems.  

Mit diesen Schritten ist Ihre IPA-Suite erfolgreich auf die neueste Version aktualisiert und vollständig betriebsbereit.
Im nächsten Schritt können Sie alle IPA-Clients aktualisieren.

3. Ausgabe-Konfiguration (Registerkarte „Ausgabe") prüfen

Nach jedem Update muss jede Workflow-Konfiguration einmal geöffnet und erneut gespeichert werden. Prüfen Sie dabei auf der Registerkarte „Ausgabe" die Einstellungen zur Dokumentenablage:

  • Wenn die IPA-Suite-Ablage verwendet wird (Haken „Speichern im IPA-DocStore" ist aktiviert): Wählen Sie den Dokumententyp und den Raum („Speichern in Raum") neu aus und speichern Sie die Konfiguration anschließend erneut. Damit wird die Zuordnung korrekt in die neue Release übernommen.
  • Wenn die IPA-Suite-Ablage nicht verwendet wird (Haken „Speichern im IPA-DocStore" ist nicht aktiviert): Müssen alle zugehörigen Felder leer sein – Raum, Box und Dokumententyp. Entfernen Sie hier sämtliche Einträge.

NotesHinweis: Um Veränderungen vorzunehmen, wählen Sie den Dokumententyp erneut aus.

Warum ist dieser Schritt notwendig?

Bei Updates von einer älteren auf eine neuere Release kann eine fehlerhafte Alt-Konfiguration „vererbt" werden. In der neuen Release führt diese vererbte Konfiguration zu Problemen, die vorher nicht sichtbar waren. Typische Symptome sind:

  • Ein Dokument erscheint nach der Übergabe an einen Prozess erneut in der Box (IPA-Client).
  • Ein Dokument erscheint gar nicht in der Box.
  • Mehrere Dokumente erscheinen in einer Box, obwohl dies im Workflow nicht aktiviert wurde.

Durch das erneute Auswählen bzw. das Leeren der Felder und das anschließende Speichern wird die Konfiguration bereinigt und der Fehler behoben.

Schnellübersicht: Update-Schritte
  1. Backup: System & Datenbank Server-Snapshot + MariaDB-Backup + Workflow-Export (.cfg)
  2. Aktuellen Release herunterladen Download IPA-Suite
  3. IPA-Server installieren Neue Server-Version gemäß Anleitung installieren
  4. IPA-Client installieren (falls vorhanden) Client-Update nach Server-Update durchführen
  5. Datenbankbefehle ausführen
  1. MariaDB wurde aktualisiert:
DBcfg.exe --UpgradeMariaDB DBcfg.exe --upgradeDbStructure "c:\it-scom\MariaDB 11.8.6.0\bin"
DBUpdate.exe --updat
  1. MariaDB wurde nicht aktualisiert:  DBUpdate.exe --update
  1. IPA-Server Dienste starten Sicherstellen, dass alle Dienste laufen und neu starten
  2. Lizenz-Refresh durchführen Im IPA-Suite Admin Tool unter „Lizenzen" die Lizenz aktualisieren
  3. Alle Workflows anpassen In IPA-Server Admin: In IPA-Server Admin: Alle Workflows öffnen und Konfiguration erneut speichern. Auf der Registerkarte „Ausgabe" Dokumententyp + Raum neu wählen (bei DocStore-Ablage) bzw. Raum, Box und Dokumententyp leeren (wenn keine DocStore-Ablage).
  4. IPA-Client testen Funktionalität und Dokumentensuche prüfen Schnellübersicht: Update-Schritte
WEITERFÜHRENDE ANLEITUNGEN

Diese Anleitung ist Teil der Wissensdatenbank zur IPA-Suite. Für angrenzende Themen beachten Sie bitte auch die folgenden Artikel:

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