Wie kann ein Benutzer zwei Dokumente in der IPA-Suite verbinden oder zusammenführen?

FAQ: Wie kann ein Benutzer zwei Dokumente in der IPA-Suite verbinden oder zusammenführen?

Situation:

Bei manchen Vorgängen müssen bereits bestehende Dokumente in der IPA-Suite mit zusätzlichen „Anlagen“ ergänzt oder zwei bestehende Dokumente zusammengeführt werden.
Dazu gibt es verschiedene Möglichkeiten. Wichtig sind dabei die unterstützten Dateiformate. Bitte finden Sie detaillierte Hinweise im folgenden Text.

1. Verbindung eines lokal auf der Festplatte gespeicherten Dokuments, was per Drag and Drop auf ein im IPA-DesktopClient angezeigtes Dokument gezogen wird

Bei dieser Variante können Dokumente wie folgt miteinander verbunden werden:
  1. Dokumente können als Seiten im PDF an die ausgewählte und im IPA-DesktopClient angezeigt PDF angehängt werden.
    Info
    Bei dieser Variante können zu einem PDF viele unterschiedliche Dokumentenformate als weitere Seiten an das PDF angehängt werden. Neben verschiedenen MS Office Formaten werden auch PDF und viele Bildformate unterstützt.
  2. Dokumente können mit der ausgewählten und im IPA-DesktopClient angezeigten Datei verbunden werden (virtuelles Heften).
    Info
    Bei dieser Variante können einer beliebigen Datei im IPA-DocStore weitere Dateien beliebiger Formate hinzugefügt werden.
  3. Dokumente können mit der ausgewählten und im IPA-DesktopClient angezeigten PDF als Embedded Datei verbunden werden.
    Info
    Bei dieser Variante können einer PDF Datei im IPA-DocStore weitere Dateien beliebiger Formate hinzugefügt werden.
  4. Dem ausgewählten und im IPA-DesktopClient angezeigten Dokument PDF kann eine neue Version hinzugefügt werden.
    Info
    Bei dieser Variante können einer beliebigen Datei im IPA-DocStore eine neue Version in demselben Dateiformate hinzugefügt werden.

  • Voraussetzung: Das zweite Dokument liegt lokal auf Ihrem PC.

  • Schritte:

    1. Öffnen Sie den IPA-Client und wählen Sie das bereits gespeicherte Hauptdokument.

    2. Ziehen Sie die lokale Datei per Drag & Drop in den Viewer.

    3. Die Datei wird automatisch als Anlage zum Hauptdokument hinzugefügt.


Weitere Informationen:
PDF-Anhänge per Drag & Drop hinzufügen

2. Verbindung (virtuelles Heften) von zwei bereits in der IPA-Datenbank gespeicherten Dateien mit Hilfe der IPA-Suite Zwischenablage

  • Schritte:

    1. Wählen Sie das erste Dokument aus.

    2. Rechtsklick → „Dokumente zu Zwischenablage hinzufügen“.

    3. Wählen Sie das zweite Dokument aus und wiederholen Sie: Rechtsklick → „Dokumente zu Zwischenablage hinzufügen“.

    4. Öffnen Sie das Zwischenablage-Fenster (unten rechts im IPA-Client). 

    5. Klicken Sie auf „Verbinden“ und wählen Sie das Hauptdokument aus.

    6. Öffnen Sie das Hauptdokument und gehen Sie zu „Verbundene Dokumente“, um die Anlage zu sehen.

Notes
Bei dieser Variante können zu einem PDF viele unterschiedliche Dokumentenformate als weitere Seiten an das PDF angehängt werden. Neben verschiedenen MS Office Formaten werden auch PDF und viele Bildformate unterstützt.

3. Zusammenführen von mehreren im IPA-DocStore gespeicherten PDF Dokumenten (ab Release v.9.2.2.1)

  • Schritte:

    1. Wählen Sie die gewünschten PDF Dokumente im IPA-DesktopClient in der Boxansicht oder der Suchansicht aus.
      Wichtig: Die Dokumente werden in der Reihenfolge wie ausgewählt zusammengefügt. Das zuerst gewählte Dokument ist also die Seite 1 des zusammengeführten Dokuments.

    2. Rechtsklick → „Dokumente zusammenführen“.

    3. Im neuen Fenster können Sie:

      • Dokumentname ändern

      • Informationen wie Dokumententyp, Raum, Box etc. ändern

    4. Danach erscheint ein Fenster, in dem Sie entscheiden, ob die Originaldokumente (nicht zusammengefasste Dokumente) gelöscht oder beibehalten werden soll.

    5. Die Dokumente werden nun zu einem Dokument zusammengeführt.

Notes
Diese Möglichkeit existiert nur bei PDF-Dokumenten!