1. Zweck des Dokuments

Dieses Handbuch richtet sich an Administratoren und beschreibt Installation, Konfiguration und Betrieb des Windows-Dienstes IPA-RA-MICRO-Service. Der Dienst ist Teil der IPA-Suite und bindet die Kanzleisoftware RA-MICRO an: Er überwacht die RA-MICRO-Posteingangsordner, liest eingehende Dokumente automatisch aus, wertet sie KI-gestützt aus und übergibt das Ergebnis strukturiert an den RA-MICRO-Posteingang.

2. Systemüberblick

Der Dienst arbeitet vollautomatisch im Hintergrund. Eingehende Dateien in den Prozessordnern werden erkannt, der Textinhalt (inkl. lesbarer Anhänge) wird extrahiert und mithilfe der KI-Auswertung analysiert. Auf Basis einer pro Prozessordner hinterlegten Vorlage (Template) erzeugt der Dienst je Dokument eine serialisierte Übergabedatei (.dat), die RA-MICRO in den e-Posteingang einliest.

Die Steuerung – welche Ordner überwacht werden, welcher Dokumenttyp vorliegt und wie die Felder befüllt werden – erfolgt komfortabel über das RA-MICRO-Konfigurationstool (siehe Abschnitt 8).

3. Funktionsweise des Dienstes

Der Verarbeitungsablauf je Datei:

1. Erkennung – Eine neue Datei in einem Prozessordner (00–99) wird erkannt.
2. Übernahme – Die Datei wird in ein temporäres Verarbeitungsverzeichnis übernommen, damit RA-MICRO und der Dienst sich nicht gegenseitig blockieren.
3. Stabilitätsprüfung – Der Dienst wartet, bis die Datei vollständig geschrieben ist.
4. Dublettenprüfung – Über einen Inhalts-Hash wird geprüft, ob exakt dieser Dateiinhalt bereits verarbeitet wurde (verhindert Doppelverarbeitung).
5. Textextraktion – Der Textinhalt wird je nach Dateityp ausgelesen (inkl. OCR für Bilder und Texterkennung in Anhängen).
6. KI-Auswertung – Text und Vorlagen-Anweisungen werden an die KI-Auswertung übergeben; diese ermittelt die gewünschten Feldwerte.
7. Übergabedatei – Aus Vorlage und Auswertungsergebnis entsteht die .dat-Datei.
8. Markierung & Rückgabe – Der Vorgang wird als verarbeitet markiert; Datei und .dat stehen für RA-MICRO bereit.

4. Installation

4.1 Voraussetzungen

Der Dienst steht ab der Version 9.4.2.2 zur Verfügung

Es wird eine optionale Lizenz benötigt um den Dienst zu nutzen.

• Windows (Server oder Client) mit .NET Framework 4.7.2.
  
• Installierte und eingerichtete RA-MICRO-Umgebung mit aktivem e-Postfach.
• Zugriff auf die RA-MICRO-SQL-Datenbanken (siehe Abschnitt 8.5).
• Netzwerk-/Internetzugang für die KI-Auswertung.
• Schreib-/Leserechte des Dienstkontos auf die in Abschnitt 5 genannten Verzeichnisse.

4.2 Installationsablauf

1. Dienst über das bereitgestellte IPA-Suite-Setup installieren. Der Dienst wird als Windows-Dienst IPA-RA-MICRO-Service registriert.
2. SQL-Verbindung und Prozessordner mit dem Konfigurationstool einrichten (Abschnitt 8).
3. Je Prozessordner Typ zuweisen und Konfiguration erstellen/anpassen.
4. Dienst starten (Abschnitt 10) und Verarbeitung anhand des Logs prüfen (Abschnitt 11).

5. Wichtige Verzeichnisse und Dateien

5.1 RA-MICRO Basisordner (Posteingang)

Standard: C:\ra\e-fach\. Darunter liegen die Prozess-Unterordner 00 bis 99 (zweistellig, nur Ziffern). Jeder dieser Ordner wird vom Dienst überwacht.

5.2 Serialized-Ordner

Die erzeugten Übergabedateien (.dat) werden im Unterordner .Serialized des jeweiligen Prozessordners abgelegt.

5.3 IPA-Suite Konfigurationsordner

Standard: C:\it-scom\IPA-Suite\ra-micro\. Enthält u. a.:

5.4 Temporäres Verarbeitungsverzeichnis

Standard: C:\it-scom\ipa-suite\temp\ra-micro-temp. Hier werden Dateien während der Verarbeitung zwischengelagert. Der Inhalt ist flüchtig und kann im Stillstand des Dienstes geleert werden.

5.5 Status-/Markerverzeichnis

Standard: C:\it-scom\IPA-Suite\ra-micro\state\. Enthält die Verarbeitungsmarker (siehe Abschnitt 12). Dieses Verzeichnis liegt bewusst außerhalb des überwachten Posteingangs.

5.6 Protokollverzeichnis

Standard: C:\it-scom\IPA-Suite\Logging\RA-MICRO-Service-Logs\ (siehe Abschnitt 11).

6. Prozessordner-Konfiguration

Die zentrale Konfiguration liegt in C:\it-scom\IPA-Suite\ra-micro\RA-MICRO_ProzessordnerKonfiguration.json und enthält:

• Basisordner – Wurzel der Prozessordner (Standard C:\ra\e-fach\).
• MapLaufwerk – optionales Pfad-Präfix (z. B. gemapptes Laufwerk R:\e-fach\ oder UNC-Pfad \\SERVER\e-fach\), unter dem RA-MICRO den Posteingang erreicht, falls dieser Pfad vom lokalen Verarbeitungspfad des Dienstes abweicht. Wird von der Standardvariable {MapLaufwerk} verwendet (Abschnitt 8.3). Leeres Feld = kein Präfix.
• Benachrichtigungs-E-Mail – Adresse für wichtige Hinweise des Dienstes.
• Anhang-Umbenennung (KI-Prompt) – globaler Prompt für die automatische Umbenennung von PDF-Anhängen in beA-/E-Mail-Nachrichten (Abschnitt 7.7). Leeres Feld = Funktion deaktiviert.
• Aktenerkennung (optional) – Feinsteuerung der Aktenzeichen-Erkennung (Fuzzy-Suche, KI-Schiedsrichter, anpassbare Wortlisten) über den JSON-Block AktenErkennung (Abschnitt 7.8). Fehlt der Block, gelten die Standardwerte.
• Ordnerliste – je Prozessordner: Ordnername, Typ (Scan, beA, E-Mail), Pfad zur aktiven Vorlage sowie optional ein ordner-eigener Umbenennungs-Prompt (übersteuert den globalen Wert).

Die Datei wird in der Regel nicht von Hand bearbeitet, sondern über das Konfigurationstool gepflegt (Abschnitt 8).

7. Dokumenttypen und Verarbeitung

Als Hauptdokument verarbeitet der Dienst folgende Dateitypen: PDF (.pdf), Word (.docx), E-Mail/beA (.eml, .eMessage), Outlook (.msg) und RTF (.rtf). Bilddateien werden nicht als eigenständiges Hauptdokument, sondern als Anhang per Texterkennung (OCR) ausgewertet.

7.1 PDF-Dokumente

Der Textinhalt wird ausgelesen; bei Bild-PDFs greift die Texterkennung.

7.2 DOCX-Dokumente

Der Textinhalt des Word-Dokuments wird extrahiert.

7.3 eMessage-/E-Mail-Dateien (beA und E-Mail)

Schritte: (1) Datei erkennen, (2) Nachrichtentext auslesen, (3) Anhänge extrahieren, (4) unterstützte Anhänge (PDF, DOCX, RTF, Bilder per OCR) auslesen, (5) Nachrichten- und Anhangstext an die KI-Auswertung übergeben, (6) Übergabe an den RA-MICRO-Posteingang. Kopf-Felder wie Absender, Empfänger oder Betreff stehen als Standardvariablen zur Verfügung (Abschnitt 8.3).

Aktenzeichen bei beA-Nachrichten: Enthält die beA-Nachricht den Header X-JSF-ToReference (das eigene Kanzlei-Aktenzeichen), übernimmt der Dienst diesen Wert fix als Aktenzeichen (sAkte) – die Text-/Fuzzy-Erkennung aus dem Dokumentinhalt wird dann nicht verwendet. Das Sachbearbeiter-Kürzel wird ergänzt, wenn die Akte eindeutig in den RA-MICRO-Daten gefunden wird; andernfalls bleibt das feste Aktenzeichen dennoch erhalten. Nur wenn der Header fehlt oder leer ist, greift die normale Aktenerkennung aus dem Dokumenttext.

7.4 msg-Dateien

Outlook-.msg-Dateien werden wie E-Mail-Dokumente behandelt; die Verarbeitungsschritte entsprechen Abschnitt 7.3.

7.5 RTF-Dokumente

RTF-Dateien werden als Textdokument verarbeitet.

7.6 Bilddateien (OCR)

Bildformate (.jpg, .jpeg, .png, .tif, .tiff) werden ausschließlich als Anhang per Texterkennung (OCR) ausgewertet.

7.7 KI-Anhang-Umbenennung (beA/E-Mail)

Der Dienst kann PDF-Anhänge innerhalb einer beA-/E-Mail-Datei (.eMessage, .eml) per KI aussagekräftig umbenennen, bevor die Nachricht an RA-MICRO übergeben wird. Die Anhänge erscheinen dann im e-Posteingang mit sprechenden Namen statt technischer Bezeichnungen.

• Aktivierung: ausschließlich über den KI-Prompt „Anhang-Umbenennung" in der Konfiguration – global oder je Prozessordner (der Ordner-Wert übersteuert den globalen). Ist kein Prompt hinterlegt, ist die Funktion deaktiviert und die Datei bleibt unverändert.
• Betroffen: nur Anhänge mit der Endung .pdf. Anhänge, deren Name mit Prüfprotokoll/Pruefprotokoll beginnt, werden bewusst nicht umbenannt.
• Nicht betroffen: Outlook-.msg-Dateien (technisch nicht möglich) sowie Scans und PDF-Hauptdokumente – umbenannt werden nur Anhänge innerhalb von beA-/E-Mail-Nachrichten.
• Ablauf: je PDF-Anhang ein KI-Aufruf (Dokumentinhalt wird mitgegeben); der von der KI vorgeschlagene Name wird bereinigt (ungültige Zeichen entfernt, Länge begrenzt, Endung .pdf sichergestellt, Eindeutigkeit innerhalb der Nachricht) und der Anhang direkt in der Nachrichtendatei umbenannt.
• Hinweis: Der Prompt sollte kurz beschreiben, wie der Dateiname aufgebaut sein soll (z. B. „Benenne den Anhang nach Schema Datum_Absender_Dokumentart").

7.8 Aktenzeichen-Erkennung (sAkte)

Das Feld Aktenzeichen (sAkte) wird in dieser Reihenfolge ermittelt:

1. beA-Header X-JSF-ToReference (nur beA, Abschnitt 7.3) – wird fix übernommen, keine Texterkennung.
2. Texterkennung – Aktenzeichen-Kandidaten im Dokumenttext (Muster wie 123/24, auch mit - \ . oder Leerzeichen als Trenner) werden gegen die Akten der RA-MICRO-Datenbank geprüft. Datumsangaben (12.07.2026) werden dabei automatisch aussortiert.
3. KI-Prompt-Fallback – Findet die Texterkennung nichts Eindeutiges, bleibt das {{…}}-Token der Vorlage stehen und die KI ermittelt das Feld aus dem Volltext.

Mehrere Aktenzeichen im Schreiben: Anwaltliche Schreiben enthalten oft das eigene und das gegnerische Zeichen – und beide können als Akte in der Kanzlei existieren. Der Dienst entscheidet dann nicht nach Fundreihenfolge, sondern bewertet die Kandidaten:

• Kontext-Bewertung: Steht das Aktenzeichen bei einer Formulierung wie „Ihr Zeichen"/„Ihr Az." (spricht aus Empfängersicht für die eigene Akte) oder bei „Unser Zeichen"/„Mein Zeichen" (Zeichen des Absenders, nicht die gesuchte Akte)?
• Rubrum-Abgleich: Kommen die Parteinamen aus der Kurzbezeichnung der Kandidaten-Akte im Schreiben vor? Archivierte Akten werden leicht abgewertet.
• KI-Schiedsrichter: Bleibt es unentschieden, entscheidet ein kurzer, zusätzlicher KI-Aufruf (Dokumentanfang + Kandidatenliste). Die Antwort wird nur akzeptiert, wenn sie einem der gefundenen Aktenzeichen entspricht.
• Grundsatz „lieber kein Treffer als ein falscher": Ist auch danach nichts eindeutig, wird bewusst kein Aktenzeichen gesetzt – der KI-Prompt-Fallback der Vorlage übernimmt. Im Log erscheint dann AKTENERKENNUNG MEHRDEUTIG VERWORFEN.

Fuzzy-Suche (Toleranz für Schreib-/OCR-Fehler): Weicht ein gefundenes Aktenzeichen um ein Zeichen von einer existierenden Akte ab (z. B. OCR liest 128/24 statt 123/24), kann der Dienst trotzdem zuordnen. Damit daraus keine Fehlzuordnung wird, greift die Fuzzy-Suche nur, wenn genau ein Aktenzeichen-Kandidat im Text steht, der Jahresteil exakt übereinstimmt (die Abweichung darf nur im Nummernteil liegen), der Nummernteil mindestens 3 Ziffern hat und der Treffer eindeutig ist.

7.8.1 Konfiguration (JSON-Block „AktenErkennung")

Die Aktenerkennung lässt sich über einen optionalen Block AktenErkennung auf oberster Ebene der RA-MICRO_ProzessordnerKonfiguration.json anpassen. Fehlt der Block (oder einzelne Felder), gelten die Standardwerte. Änderungen greifen sofort – ein Dienst-Neustart ist nicht nötig, die Datei wird je Dokument gelesen.

"AktenErkennung": {
  "FuzzyAktiv": true,
  "FuzzyMaxDistanz": 1,
  "KiArbiterAktiv": true,
  "KontextPositiv": ["ihr zeichen", "ihr az", "ihr aktenzeichen"],
  "KontextNegativ": ["unser zeichen", "unser az", "mein zeichen"],
  "RubrumStoppwoerter": ["gegen", "wegen", "kanzlei", "gmbh"]
}

8. Konfigurationstool

Das RA-MICRO-Konfigurationstool ist die grafische Oberfläche zur Verwaltung der Prozessordner-Konfiguration und der Dokument-Vorlagen. Es legt fest, wie der Dienst je Prozessordner arbeitet und welche Werte in die RA-MICRO-Übergabe geschrieben werden.

8.1 Grundfunktionen

• Basisordner festlegen und Prozessordner (00–99) einlesen.
• MapLaufwerk festlegen – optionales Pfad-Präfix aus Sicht von RA-MICRO (Abschnitt 6), Eingabefeld unterhalb des Basisordners.
• Je Ordner einen Typ zuordnen: Scan, beA oder E-Mail.
• Anhang-Umbenennung – KI-Prompt global und/oder je Prozessordner hinterlegen (Abschnitt 7.7).
• Konfiguration erstellen – legt für den Ordner die Vorlage auf Basis des typgerechten Standard-Templates an.
• Konfiguration anpassen – öffnet den Vorlagen-Editor zum Bearbeiten der einzelnen Felder.
• SQL-Konfiguration – Verbindungsdaten zu den RA-MICRO-Datenbanken (Abschnitt 8.5).

8.2 Prinzip der Feldwerte

Jedes Feld der RA-MICRO-Übergabe (z. B. Aktenzeichen, Absender, Bemerkung, Schlagwörter, Rubrik) erhält seinen Wert aus genau einer von drei Quellen. Die Quelle wird über die Schreibweise des Wertes bestimmt:

Pro Feld kann nur eine Quelle verwendet werden; Prompts und Standardvariablen lassen sich nicht mischen.

8.3 Standardvariablen

Standardvariablen werden vom Dienst automatisch (ohne KI) durch bekannte Werte ersetzt. Die vollständige Liste der verfügbaren Variablen wird im Vorlagen-Editor angezeigt. Typische Gruppen:

• Datei & Vorgang – z. B. vollständiger Pfad, Dateiname, Erstell-/Änderungsdatum, aktuelles Datum, Posteingangspfad, Postfach des Sachbearbeiters der erkannten Akte. Zusätzlich {MapLaufwerk} – der Ablagepfad aus Sicht von RA-MICRO (<MapLaufwerk>\<Prozessordner>\<Dateiname>); das Präfix wird global konfiguriert (Abschnitt 6), ein leeres Feld ergibt <Prozessordner>\<Dateiname>.
• E-Mail – Absender, Empfänger, Kopie (CC), Betreff, Absendername, Empfangszeit.
• beA – Nachrichten-Header sowie die Absender-Visitenkarte (Name, Anschrift, Kontaktdaten); zusätzlich ein zusammengesetzter Block mit der kompletten Visitenkarte.

8.4 Pflicht-Anpassung: Schlagwörter und Rubrik

8.5 SQL-Konfiguration

Über die Schaltfläche „SQL-Konfiguration" werden die Verbindungsdaten zu den RA-MICRO-Datenbanken hinterlegt (Server, Port, Benutzer, Passwort, Timeout, Verschlüsselungsoptionen sowie die Datenbanknamen für raEloakte, raKalender und RAMICRO). Diese Verbindung wird u. a. zur Akten- und Sachbearbeitererkennung benötigt.

9. Dienstkonto und Berechtigungen

Das Konto, unter dem der Dienst läuft, benötigt:

• Lese-/Schreibrechte auf den Basisordner (C:\ra\e-fach\) inkl. der .Serialized-Unterordner.
• Lese-/Schreibrechte auf den IPA-Suite-Konfigurationsordner, das temporäre Verzeichnis, das Status-/Markerverzeichnis und das Protokollverzeichnis (Abschnitt 5).
• Netzwerkzugriff auf die RA-MICRO-SQL-Datenbanken sowie Internetzugang für die KI-Auswertung.

10. Start, Stopp und Neustart des Dienstes

Der Dienst IPA-RA-MICRO-Service wird wie jeder Windows-Dienst verwaltet:

• Über die Dienste-Verwaltung (services.msc) – Starten, Beenden, Neu­starten.
• Alternativ per Eingabeaufforderung/PowerShell, z. B. net start "IPA-RA-MICRO-Service" bzw. net stop "IPA-RA-MICRO-Service".

Nach Änderungen an Konfiguration oder Vorlagen ist in der Regel kein Neustart nötig; im Zweifel den Dienst neu starten und das Log prüfen.

11. Logging

Der Dienst protokolliert in:

C:\it-scom\IPA-Suite\Logging\RA-MICRO-Service-Logs\_IPA-RA-MICRO-Service-WorkingLog.txt

Es gibt drei Protokollstufen:

• error – nur Fehler.
• normal – Standard (empfohlen im Regelbetrieb).
• debug – ausführlich, für die Fehlersuche.

Jede Zeile beginnt mit Zeitstempel und Stufe, z. B. 2026-06-11 14:30:45.123 [INFO] …. Bei Support-Fällen ist dieses Log die erste Anlaufstelle.

12. Processed-Marker (Verarbeitungssperre)

Damit kein Dokument doppelt verarbeitet wird, legt der Dienst nach erfolgreicher Verarbeitung einen Verarbeitungsmarker an. Eigenschaften:

• Die Marker liegen im Status-Verzeichnis (…\ra-micro\state\<NN>\), nicht im überwachten Posteingang. Dadurch wird ein Blockieren des RA-MICRO-Posteingangs beim „Lade Dokumente" vermieden.
• Die Identität eines Vorgangs basiert auf dem Inhalts-Hash der Datei, nicht auf dem Dateinamen. Folgen:
  • Eine inhaltlich identische Datei wird nicht erneut der KI-Auswertung zugeführt (Schutz vor Doppelverarbeitung).
  • Ein neues Dokument mit gleichem Dateinamen, aber anderem Inhalt, wird korrekt erneut verarbeitet.
• Verwaiste Marker (Originaldatei nicht mehr vorhanden) werden nach einer Karenzzeit automatisch bereinigt.

13. Betrieb und empfohlene Kontrollen

• Dienststatus regelmäßig prüfen (läuft / automatischer Start).
• Log auf Fehler ([ERROR]) kontrollieren.
• Posteingang stichprobenartig prüfen: Werden .dat- Dateien erzeugt und von RA-MICRO übernommen?
• Vorlagen nach Ersteinrichtung prüfen – insbesondere die Felder sSchlagW und sRubrik (Abschnitt 8.4).
• Aktenerkennung – Log gelegentlich auf AKTENERKENNUNG MEHRDEUTIG VERWORFEN prüfen: Häufungen deuten darauf hin, dass die Wortlisten (Abschnitt 7.8.1) an die Schreiben der Kanzlei angepasst werden sollten.
• Temporäres Verzeichnis bei Bedarf im Dienststillstand leeren.