🌟 KI-gestützte Dokumentaufteilung in der IPA-Suite

Mit der IPA-Suite ab Version 9.2.x.x können mehrseitige PDF-Dokumente automatisch in einzelne, logisch zusammengehörige Dokumente aufgeteilt werden.
Die integrierte KI analysiert jede Seite des Dokuments, erkennt Zusammenhänge, ordnet Seiten einem Dokumententyp (Doctype) zu und extrahiert zusätzlich definierte Variablen – sowohl aus dem gesamten Stapel als auch aus den jeweiligen Teil­dokumenten.
Alle erkannten Informationen werden in separaten XML-Dateien gespeichert, die später im Folgeprozess weiter verarbeitet werden können.

✨ Funktionsweise

Sie legen ein mehrseitiges PDF-Dokument in einen überwachten Ordner oder starten den Prozess manuell.

Die KI führt anschließend eine strukturierte Analyse durch:

Die KI erkennt pro Seite:

• den Dokumententyp (z. B. Rechnung, Packliste, Frachtbrief, Zertifikat, …),

• welche Seiten zusammengehören und ein gemeinsames Dokument bilden,

• die Start- und Endseite jedes erkannten Teil­dokuments,

• alle zusätzlichen Variablen, die im gesamten Dokumentenstapel gesucht werden sollen (z. B. Invoice Number, Vessel, Container ID, …).

Die IPA-Suite erzeugt automatisch:

• eine eigene PDF-Datei für jedes erkannte Dokument,

• eine zugehörige XML-Datei, die alle relevanten Metadaten enthält:

  • Doctype

  • Startseite / Endseite

  • gesamte Batchvariablen

  • inhaltliche Zusatzinformationen (falls übergeben).

Die XML ist vollständig maschinenlesbar und wird nach einem fixen Schema erstellt.

📂 Ergebnisstruktur

Beispiel: Ursprungs-PDF mit 14 Seiten (z. B. Frachtunterlagen)

01_Versandbenachrichtigung.pdf
01_Versandbenachrichtigung.xml
02_SeaWayBill.pdf
02_SeaWayBill.xml
03_Rechnung.pdf
03_Rechnung.xml
…
14_Produktionszertifikat.pdf
14_Produktionszertifikat.xml

Regeln:

• Dateiname startet mit der Startseite des Dokuments
  (automatisch zweistellig, dreistellig etc., abhängig von der Gesamtseitenzahl).

• Danach folgt der erkannte Doctype als Dateiname.

• Die XML-Datei enthält:

  • Erkannten Doctype

  • Start- und Endseite

  • alle extrahierten Variablen

  • weitere Metadaten, falls konfiguriert

Damit können Folgeprozesse die Dokumente präzise und vollständig weiterverarbeiten.

🛠️ Konfiguration

1. Dokumenttypen definieren

Legen Sie im IPA-Suite Admin unter „Dokumenttypen“ fest, welche Dokumentarten im Stapel erkannt werden sollen (z. B. Rechnung, Packliste, Certificate of Origin, …).

2. Zwei Prozesse anlegen

Für die Batch-Verarbeitung werden zwei getrennte Prozesse benötigt:

• Schritt 1: KI-Analyse & Aufteilung des PDFs

• Schritt 2: Weiterverarbeitung der aufgeteilten PDFs inkl. XML-Metadaten

3. Schritt 1 konfigurieren

• Öffnen Sie den Prozess „Schritt 1“.

• Aktivieren Sie unter KI → Batch Processing:
  ✔ Activate batch processing
  

• Wählen Sie als Ausgabeordner den überwachten Ordner von Schritt 2.

• Definieren Sie zusätzliche Variablen, die über den gesamten Stapel hinweg extrahiert werden sollen.

• Optional: Hinterlegen Sie zusätzliche Informationen zur KI-Analyse.

• Speichern Sie den Prozess.

WICHTIGER Hinweis

Bevor Schritt 2 konfiguriert ist, dürfen dort keine Dateien abgegriffen werden.
Tragen Sie zum Schutz in Schritt 2 zunächst im Bereich Input (Network/Image Scanner) folgendes ein:

• „Nur wenn Dateiname…“ → XXXXX

• „Nur wenn Pfad…“ → XXXXX

Dadurch werden die erzeugten XML-Dateien nicht abgegriffen und Sie können die Konfiguration von Prozess 2 vornehmen.

4. Schritt 2 konfigurieren

• Entfernen Sie die XXXXX-Einträge wieder.

• Unter Input → Network/Image Scanner → Metadata come with document wählen Sie:
  ✔ Interpret and use any XML

• Geben Sie eine Beispiel-XML aus Schritt 1 an.

• Verwenden Sie Regex, um Metadaten aus der XML in Meta1 … Meta10 zu schreiben.

• Konfigurieren Sie anschließend die gewünschte KI-Verarbeitung, Ausgabeordner oder Archivierung.

• Speichern Sie Schritt 2.

5. Test

Übergeben Sie eine Testdatei an Schritt 1 und überprüfen Sie die erzeugten Dateien in Schritt 2.

🔎 Hinweise für Anwender

• Vollständige Verarbeitung
  Jede Seite des Originaldokuments wird berücksichtigt und muss im Ergebnis abgedeckt sein.

• Unklare Seiten
  Kann ein Dokumenttyp nicht sicher erkannt werden, wird automatisch unknown verwendet.

• Automatische Plausibilitätsprüfung
  Die KI und die IPA-Suite versuchen zu prüfen, ob keine Seite fehlt.

• Sonderzeichenbehandlung
  Dokumentnamen werden automatisch in gültige Dateinamen konvertiert (Umlaute, Sonderzeichen entfernt/ersetzt).

• Archiv-Integration
  Die erzeugten PDFs und XMLs können optional direkt in den IPA-DocStore übernommen werden.

✅ Vorteile für Sie

• Massive Zeitersparnis
  Vollautomatische Aufteilung großer Dokumentstapel – keine manuelle Sortierung mehr.

• Minimierte Fehlerquote
  KI erkennt selbst unstrukturierte Dokumente und unterschiedlichste Layouts zuverlässig.

• Hohe Flexibilität
  Eigene Dokumenttypen und Variablen frei definierbar.

• Maximale Transparenz
  Jede PDF-Ausgabedatei enthält eine passende XML mit sämtlichen Metadaten.