Anleitung: E-Mails als vollständige E-Mail im Format eml (auch msg) mittels IPA-Server abholen
E-Mails als vollständige E-Mail (eml/msg) über den IPA-Server abholen
Ab der IPA-Suite Version 9.2.x.x ist es möglich, E-Mails direkt von einem E-Mailserver abzuholen und vollständig im eml- oder msg-Format zu speichern.
Die E-Mails können entweder in einem Netzwerkordner oder im IPA-DocStore (dem Archiv der IPA-Suite) abgelegt werden.
Konfiguration
IPA-Server Admin starten
Öffnen Sie den IPA-Server Admin.E-Mail-Eingang konfigurieren
Unter Eingabe → Bereich E-Mail (Symbol mit E-Mail) wählen.
„E-Mailpostfach überwachen“ aktivieren.
Unter Mailserver die Authentifizierungsdaten für den Posteingang eintragen.
Unter Konfiguration den Tab „E-Mail herunterladen“ öffnen.
„Download der E-Mail im eml/msg-Format“ aktivieren.
Prozessdefinition anpassen
Unter Eingabe → Bereich Netzwerk (Symbol mit Scanner) wählen.
Tab „Prozess Definition“ öffnen.
Im Feld „Eingeschränkte Dokumentenendungen“ die Formate
*.emlund*.msgergänzen.
Ausgabe konfigurieren (DocStore)
Unter Ausgabe den Bereich IPA-DocStore wählen.
„Speicherung im IPA-DocStore“ aktivieren.
Optional: „Löschen nach dem Speichern“ aktivieren.
Dokumententyp, Raum und Box auswählen.
Falls für den gewählten Dokumententyp Metadaten wie Absender, Empfänger oder Betreff hinterlegt sind, können diese Variablen direkt mit der E-Mail übergeben werden.
→ Das erleichtert die spätere Suche nach E-Mails.
Prozess speichern
Speichern Sie den Prozess.IPA-Server neu starten
Starten Sie die relevanten IPA-Server Windows-Dienste neu.
Ergebnis
Ihr Postfach wird nun automatisch überwacht.
E-Mails (inkl. aller Anhänge) werden im Originalformat eml/msg in den IPA-DocStore gespeichert.
Alternative: Speicherung im Netzwerkordner
Falls Sie E-Mails nicht im IPA-DocStore archivieren möchten:
Lassen Sie Schritt 3 (Eingeschränkte Dokumentenendungen ergänzen) weg.
Führen Sie Schritt 4 (Speicherung im IPA-DocStore) nicht aus.
In diesem Fall werden die E-Mails einfach im definierten Netzwerkordner gespeichert – ebenfalls vollständig als eml/msg.
Hinweis:Das eml/msg-Format garantiert, dass E-Mails inklusive aller Header-Informationen und Anhänge im Originalzustand gespeichert werde
Damit ist eine spätere Weiterverarbeitung oder Archivierung jederzeit möglich.
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