🔹 Ziel

Dieser Artikel beschreibt, wie Sie ein E-Mail-Postfach im IPA-Server einrichten und es über Office365 (OAuth2) zur automatisierten Dokumentenerfassung anbinden.

🔹 Voraussetzungen

• Zugang zum IPA-Server Admin-Tool

• Office365 Administratorrechte zur App-Registrierung

• E-Mail-Postfach, das überwacht werden soll

🔹 Schritt-für-Schritt-Anleitung

1. IPA-Server Admin starten

Starten Sie das Admin-Tool und öffnen Sie den Root-Ordner, unter dem der neue Prozess angelegt werden soll.

2. Neuen Hauptprozess erstellen

• Rechtsklick auf den Root-Ordner → „Neuen Hauptprozess erstellen“

• Geben Sie einen passenden Namen ein, z. B. e-Rechnung-Mail

• Wählen Sie den gewünschten oder zuvor erstellten Prozess aus

3. Eingabequelle konfigurieren

• Wechseln Sie zur Registerkarte „Eingabe“

• Navigieren Sie zum Bereich „E-Mail“

4. Verbindung mit Office365 (OAuth2) einrichten

Sie haben zwei Optionen zur Postfach-Anbindung:

• Office365 OAuth2 (empfohlen)

• Basic Authentication via IMAP/POP3 (veraltet, nicht empfohlen)

➤ Schritte zur Office365-Anbindung:

1. App-Registrierung in Microsoft 365
   Registrieren Sie eine neue App, um eine Client-ID zu generieren.
   📺 Video-Anleitung zur Registrierung

2. Client-ID im IPA-Server eintragen
   Fügen Sie die Client-ID im Feld „Client ID“ ein.

3. Authentifizieren und Postfach verbinden

   • Klicken Sie auf „Connect“

   • Ein neues Anmeldefenster erscheint

   • Geben Sie die Zugangsdaten des Postfachs ein

   • Nach erfolgreicher Verbindung erscheint ein Token im Feld „Token“

🔹 Erfolgskontrolle

Wenn das Token-Feld einen Wert enthält, ist das Postfach erfolgreich angebunden und wird nun überwacht.

🔹 Fehlerbehebung (Troubleshooting)

Falls Probleme bei der Authentifizierung auftreten, prüfen Sie folgende Ressource:

🔧 KB: Keine Anmeldung via Office365 OAuth2 im IPA-Server möglich

Hinweis zum E-Mail-Verhalten im IPA-Server

• Der IPA-Server verarbeitet nur ungelesene E-Mails.
  Das bedeutet: Nur E-Mails, die im Postfach als nicht gelesen markiert sind, werden vom Server eingelesen und verarbeitet.
  Nach erfolgreicher Verarbeitung wird die E-Mail automatisch im Postfach als gelesen markiert.

• Unter dem Tab „Konfiguration“ in der E-Mail-Eingabe finden Sie zusätzliche Optionen, z. B.:

  • „Auch den Body der E-Mail verarbeiten“ – damit wird zusätzlich zum Anhang auch der E-Mail-Text berücksichtigt.

• Sobald alle Einstellungen vorgenommen wurden:

  • Aktivieren Sie die Option „E-Mail-Postfach überwachen“

  • Klicken Sie anschließend auf „Konfiguration für diesen Ordner speichern“