Anleitung: KI-Steuerdatei je Dokument verwenden (Prompt/Modell übersteuern)

Anleitung: KI-Steuerdatei je Dokument verwenden (Prompt/Modell übersteuern)

Was bewirkt die KI-Steuerdatei?

Mit einer KI-Steuerdatei können Sie für einzelne Dokumente steuern, welcher KI-Prompt und/oder welches KI-Modell verwendet wird – abweichend von der Einstellung des Prozesses. Das ist praktisch, wenn ein bestimmtes Dokument anders analysiert werden soll als der Rest des Stapels, ohne dass Sie dafür die Prozesskonfiguration ändern müssen.

Sie legen dazu neben Ihr Dokument eine gleichnamige Textdatei (.txt). Diese Steuerdatei gilt nur für dieses eine Dokument; alle weiteren Dokumente werden weiterhin nach der Prozesskonfiguration verarbeitet.

Info
Version 9.5.2.1 oder höher notwendig

Voraussetzung: Funktion je Prozess aktivieren

Die Funktion ist optional und standardmäßig ausgeschaltet. Ein Administrator aktiviert sie pro Prozess:

  1. Öffnen Sie das IPA-Server Admin-Werkzeug und wählen Sie den gewünschten Prozess aus.
  2. Wechseln Sie auf den Reiter KI.
  3. Aktivieren Sie die Option „Sidecar-Steuerdatei (TXT) je Dokument zulassen" und speichern Sie.

Ist die Option ausgeschaltet, verhält sich der Prozess wie bisher und Textdateien werden nicht als Steuerdatei ausgewertet.

So erstellen Sie eine Steuerdatei

Die Steuerdatei muss exakt so heißen wie das Dokument – nur mit der Endung .txt statt .pdf. Beispiel:

  • Dokument: Rechnung-2026-1001.pdf
  • Steuerdatei: Rechnung-2026-1001.txt

In der Steuerdatei verwenden Sie zwei Angaben, die Sie einzeln oder gemeinsam nutzen können:

  • <model>…</model> – das gewünschte KI-Modell
  • <prompt>…</prompt> – der gewünschte Prompt (darf mehrere Zeilen umfassen)

Beispiel 1 – Prompt und Modell festlegen

<model>gpt-4o-mini</model>
<prompt>Extrahiere die Rechnungsnummer und schreibe sie in die Variable {{rechnungsnummer}}. Den Nettobetrag schreibe in die Variable {{nettobetrag}}. Antworte knapp.</prompt>

Beispiel 2 – nur den Prompt festlegen (Modell bleibt wie im Prozess)

<prompt>Fasse den Inhalt dieses Schreibens in drei Sätzen zusammen und schreibe ihn in die Variable {{zusammenfassung}}.</prompt>

Beispiel 3 – mehrzeiliger Prompt

<model>gpt-4o-mini</model>
<prompt>Du bist ein Buchhaltungs-Assistent.
Extrahiere folgende Felder:
- Rechnungsnummer = {{rechnungsnummer}}
- Rechnungsdatum = {{rechnungsdatum}}
- Nettobetrag in EUR {{nettobetrag}}
Antworte knapp.</prompt>

Ablage im überwachten Ordner

Damit die Zuordnung sicher funktioniert, legen Sie die Dateien in dieser Reihenfolge ab:

  1. Zuerst die Steuerdatei (.txt).
  2. Danach das Dokument (.pdf).

Wird die Steuerdatei erst kurz nach dem Dokument abgelegt, wartet der Prozess einen kurzen Moment und berücksichtigt sie trotzdem. Nach der Verarbeitung wird die Steuerdatei automatisch entfernt.

Verfügbare KI-Modelle

Im Feld <model> sind aus Sicherheitsgründen nur freigegebene Modelle zulässig:

  • gpt-3.5-turbo
  • gpt-4o-mini
  • gpt-4o
  • gpt-4.1, gpt-4.1-mini, gpt-4.1-nano
  • gpt-5-mini, gpt-5-nano

Tragen Sie den Modellnamen genau so ein. Wird ein nicht freigegebenes Modell angegeben, verwendet der Prozess automatisch das in der Prozesskonfiguration hinterlegte Modell (ein eventuell zusätzlich angegebener Prompt wird dennoch berücksichtigt).

Wenn Angaben fehlen oder ungültig sind

  • Keine Steuerdatei vorhanden: Das Dokument wird ganz normal nach der Prozesskonfiguration verarbeitet.
  • Nur eine der beiden Angaben: Die fehlende Angabe wird aus der Prozesskonfiguration übernommen.
  • Datei ohne gültige Tags oder mit leeren Tags: Es wird vollständig die Prozesskonfiguration verwendet.

Wichtige Hinweise

  • Variablen im Prompt: Wenn Ihr Prompt Metadaten in Variablen schreiben soll (z. B. {{rgnummer}}), müssen die passenden Variablen im IPA-Server Admin an den entsprechenden Stellen manuell eingetragen werden. Die Auswahl über das Dropdown greift hier nicht, da der Prompt aus der Steuerdatei stammt.
  • Metadatendatei-Ausgabe: Wenn Ihr Prozess seine Metadaten ebenfalls als .txt in denselben Ordner schreibt, geben Sie diese bitte mit einer anderen Dateiendung oder in einen anderen Zielordner aus. Andernfalls kann eine zurückgelassene Metadatendatei beim nächsten gleichnamigen Dokument versehentlich als Steuerdatei interpretiert werden.
  • Dateifilter des Prozesses: Der Dateifilter des überwachten Ordners sollte *.txt nicht enthalten, damit die Steuerdatei ausschließlich als Steuerung dient.

Bei Fragen zur Einrichtung unterstützt Sie unser Support-Team gerne.