1. Einführung

Ein KI-Prompt ermöglicht es, relevante Informationen aus Dokumenten automatisch auszulesen und in Variablen zu speichern. In diesem System werden Platzhalter in geschweiften Klammern {{Variablenname}} verwendet, um definierte Werte zu extrahieren.

Voraussetzungen zur Nutzung:

1. Ihre IPA-Suite Lizenz muss das Funktionsmodul KI enthalten. Bei Fragen dazu wenden Sie sich unter der Angabe Ihres Lizenzschlüssels an unser Sales-Team unter sales@it-scom.com.
   
2. Die Version Ihrer IPA-Suite muss 9.1.2.21 oder neuer sein.
   

2. Regeln zur Definition von Variablen

• Verwenden Sie geschweifte Klammern {{ }} zur Markierung von Variablen, z. B. {{Rechnungsnummer}}.
• Variablennamen müssen eindeutig sein und dürfen nicht mehrfach vorkommen.
• Der Variablenname darf nur aus Groß- und Kleinbuchstaben bestehen.
• Einige Variablen können mit festgelegten Werten vorbelegt werden.
  
• Wenn Sie das Wort "ZAUBERMODUS" in den KI-Prompt schreiben, wird der IPA-Server versuchen das Dokument vollautomatisch zu verarbeiten. Es wird zuerst versucht den Dokumententyp aus den in der IPA-Suite definierten Dokumententypen zu erkennen und danach werden die in der IPA-Suite definierten Metadaten des erkannten Dokumententypen gefüllt. Sie können den Modus mit weiteren Prompts verfeinern.

3. Struktur eines KI-Prompts

Ein KI-Prompt sollte klar und präzise formuliert sein, damit das System die relevanten Werte korrekt extrahieren kann. Ein Beispiel:

Versuche die folgenden Variablen zu füllen:

ZAUBERMODUS
Wenn du den Dokumententyp (Doctype) erkannt hast, treffe die folgende Entscheidung:
Je nach erkannten Doctype, weise der Variable {{Box}} einen Wert zu:
Doctype = Eingangsrechnungen --> Box = Eingangsrechnungen
Doctype = Lieferschein  --> Box = Lieferscheine
Für alle anderen Doctypes weise der Variable Box den Wert 'Eingangspost' zu.

Neben den Variablen des Doctype versuche eine zusätzliche Variable zu befüllen:
{{Zahldatum}} --> Berechne das optimale Zahldatum auf Basis der auf dem Dokument gefunden Informationen. Berücksichtige dabei eventuell abziehbare Skonti.

Die Variable 'Kostenstelle' beim Doctype 'Eingangsrechnungen' lasse immer leer.

3.1 Prompt Temperatur

Für die meisten Dokumente empfehlen wir Wert zwischen 0.1 und 0.5. 

4. Beispielhafte KI-Prompts für verschiedene Anwendungsfälle

4.1 Manuelle Extraktion von Rechnungsinformationen

Extrahiere die folgenden Daten aus dem Dokument:

- Rechnungsnummer: {{Rechnungsnummer}}
- Rechnungsdatum: {{Datum}}
- Bruttobetrag: {{Betrag brutto}}
- Lieferant: {{Lieferant}}
- Zahlungsziel: {{Zahlungsziel}}

Fülle die Variable {{Box}} immer mit 'Eingangsrechnungen'.
Setze die Variable {{Doctype}} immer auf 'Eingangsrechnung'.

4.2 Verarbeitung von Verträgen

Extrahiere folgende Informationen aus dem Vertrag:

- Vertragsnummer: {{Vertragsnummer}}
- Vertragsdatum: {{Vertragsdatum}}
- Vertragsparteien: {{Vertragsparteien}}
- Laufzeit: {{Laufzeit}}
- Kündigungsfrist: {{Kündigungsfrist}}

Setze die Variable {{Doctype}} auf 'Vertrag'.

4.3 Extraktion von Bestellungen

Lese die Bestellinformationen aus:

- Bestellnummer: {{Bestellnummer}}
- Bestelldatum: {{Bestelldatum}}
- Kunde: {{Kunde}}
- Gesamtbetrag: {{Gesamtbetrag}}

Setze {{Box}} auf 'Bestellungen'.
4.4 Datenextrakt für Rechtsanwälte mit RA-Micro
Ich benötige folgende Informationen aus dem Text:
{{Absender}} --> Schreibe in diese Variable, wer das Dokument an mich gesendet hat (der Absender). Diese Firma, oder diese Person hat das Dokument versendet. In der Regel steht diese Information auf der ersten Seite im oberen Drittel über der Emgängeradresse, oder rechts neben der Empfängeradresse. Der Empfänger ist immer 'MusterFirma'. 
{{Inhalt}} --> Schreibe in diese Variable eine Headline, die das Dokument in maximal 50 Zeichen beschreibt. Falls es einen Betreff im Schreiben gibt, nutze den Betreff. Fasse ihn aber bei Bedarf auf 50 Zeichen zusammen.
{{Aktenzeichen}} --> Falls es im Dokument ein Aktenzeichen oder z.B. 'Ihr Zeichen' gibt, schreibe es in diese Variable.
{{Datum}} --> Finde ein Datum im Dokument. Gemeint ist das Erstelldatum. Formatiere es in das deutsche Format.
4.5 Regelbasierter Workflow
ZAUBERMODUS
Fülle die Variable {{Postfach}} auf Basis der folgenden Entscheidung:
1. Wenn der Rechnungsbetrag Brutto kleiner oder gleich 3000 EUR ist, dann schreibe in die Variable Postfach den Wert 'Freigabe Abteilungsleitung'.
2. Wenn der Rechnungsbetrag Brutto groesser ist als 3000 EUR, dann schreibe in die Variable Postfach den Wert 'Freigabe Geschäftsführung'.

5. Testen des Prompts

Nach der Erstellung des Prompts kann er durch Klicken auf den "Testen"-Button überprüft werden. So kann sichergestellt werden, dass die definierten Variablen korrekt mit Werten gefüllt werden.

Achtung: Beim Testen im IPA-Server müssen Sie ein PDF mit Text verwenden. Im produktiven Betrieb werden selbstverständlich auch andere Formate erkannt und analysiert, da hier die OCR des IPA-Servers das Dokument zuvor analysiert.