Frage: Leitfaden zur Einrichtung der E-Rechnung in der IPA-Suite

Frage: Leitfaden zur Einrichtung der E-Rechnung in der IPA-Suite

Diese Anleitung gilt für die IPA-Suite Version 9.1.2.18 oder höher.

Voraussetzungen

  1. IPA-Server Edition

    • Für die Nutzung der E-Rechnung im IPA-Server benötigen Sie die Enterprise-Version der IPA-Suite.
    • Die installierte Edition können Sie in der IPA-Server-Admin-Oberfläche unter Versioninfo einsehen.

  2. E-Rechnung Lizenz pro Client

    • Um Metadatenfelder automatisch im IPA-Client auszulesen, ist pro Client eine E-Rechnung Lizenz erforderlich.

Schritte zur Einrichtung des E-Rechnung-Workflows

1. IPA-Suite Admin – Konfiguration der Metadatenfelder

  1. Melden Sie sich in der IPA-Suite Admin-Oberfläche an.
  2. Erstellen Sie einen neuen DocTyp und benennen Sie ihn beispielsweise eRechnung.
  3. Fügen Sie die folgenden Felder hinzu:

  • Feld: RechnungNr

    • Feldtyp: String
    • Aktivieren Sie das Kästchen „is einvoice Meta“.
    • Wählen Sie im Dropdown „Exchanged Document.ID“ aus.
    • Klicken Sie auf das Symbol „+“.

  • Feld: RechnungDatum

    • Feldtyp: Date
    • Aktivieren Sie das Kästchen „is einvoice Meta“.
    • Wählen Sie im Dropdown „Exchanged Document.Issue Date Time.DateTimeString.Value“ aus.
    • Klicken Sie auf das Symbol „+“.

  • Feld: Brutto (Gesamtsumme brutto)

    • Feldtyp: String
    • Aktivieren Sie das Kästchen „is einvoice Meta“.
    • Wählen Sie im Dropdown „ApplicableHeader TradeSettlement. Specified TradeSettlementHeaderMonetarySummation.GrandTotalAmount“ aus.
    • Klicken Sie auf das Symbol „+“.

  • Feld: Netto (Gesamtsumme netto)

    • Feldtyp: String
    • Aktivieren Sie das Kästchen „is einvoice Meta“.
    • Wählen Sie im Dropdown „ApplicableHeader TradeSettlement. Specified TradeSettlementHeaderMonetarySummation.TaxBasisTotalAmount“ aus.
    • Klicken Sie auf das Symbol „+“.

Eine vollständige Liste der E-Rechnungs-Metadatenfelder finden Sie hier.

2. Zuweisung des Workflows im IPA-Server

  1. Starten Sie den IPA-Server.
  2. Gehen Sie in das Standard-Root-Verzeichnis (z. B. C:\it-scom\IPA-Suite\Processes).
  3. Erstellen Sie einen neuen Hauptprozess, z. B. mit dem Namen „01_eRechnung“.
  4. Konfigurieren Sie den Workflow:
    • Eingabeprozessdefinitionen: Fügen Sie das XML-Format unter den Einschränkungen für Dokumentenänderungen hinzu.
    • Ausgabe:
      • Aktivieren Sie die Option „E-Rechnungen erkennen (XRechnung/ZUGFeRD)“
      • Definieren Sie einen Ablagepfad für verarbeitete Dateien, der außerhalb des Root-Ordners liegt, beispielsweise: C:\IPA-Suite\Temp.

    • Dokumententyp: Legen Sie den DocTyp eRechnung, den Raum und optional die Box fest.

3. Überprüfung des Workflows im IPA-Client

  1. Starten Sie den IPA-Client.
  2. Vergewissern Sie sich, dass:
    • Alle konfigurierten Metadatenfelder automatisch geladen werden.
  3. E-Rechnungen (z. B. im XML-Format) werden direkt empfangen. Benutzer können:
    • XRechnung-Dokumente in das ZUGFeRD-Format umwandeln (erfordert Lizenz).
    • ZUGFeRD-PDFs verwenden, ohne dass eine TIFF-Konvertierung stattfindet (auch bei aktivierter PDF-Konvertierung).

Hinweise

  • Stellen Sie sicher, dass sowohl der Server als auch die Clients auf die erforderliche Version aktualisiert sind.
  • Bei Fragen zur Lizenzierung, Einrichtung oder weiteren Anforderungen wenden Sie sich bitte an den technischen Support.