Frage: Wie kann ich Dateien aus der IPA-Suite-Datenbank exportieren?
Manuelle Weiterverarbeitung bei fehlendem Importmodul
Frage: Wie kann ich Dateien und Metadaten aus der IPA-Suite-Datenbank exportieren, wenn das Zielsystem kein Importmodul hat?
Beschreibung:
In einigen Fällen hat das andere System kein Importmodul, sodass die Dateien und Metadaten manuell eingegeben oder hochgeladen werden müssen. Hier kann der IPA-Client helfen:
- Mit F11 öffnet sich ein neues Fenster namens Key-Value, in dem unsere KI automatisch Text und die zugehörigen Werte erkennt (z. B. eine IBAN und die zugehörige Nummer oder eine Rechnungsnummer).
- Der Benutzer kann den gewünschten Wert direkt aus dem Fenster kopieren, wodurch sichergestellt wird, dass die Daten korrekt in der Zwischenablage gespeichert werden – statt sie manuell eintippen zu müssen.
Diese Methode reduziert Eingabefehler und beschleunigt die manuelle Datenübertragung erheblich.
Zielsystem mit Importmodul für Dateien und Metadaten
Frage: Wie kann ich Dateien und zugehörige Metadaten exportieren, wenn das Zielsystem ein Importmodul hat, das mehrere Dateien gleichzeitig zusammen mit den zugehörigen Metadaten in einer XML-Datei importieren kann?
Beschreibung:
Wenn das Zielsystem ein Importmodul hat, das mehrere Dateien zusammen mit ihren Metadaten in einer XML-Datei auf einmal importieren kann, können Sie den IPA-Client verwenden, um den Export durchzuführen:
- Dateien suchen: Nutzen Sie die IPA-DMS-Suchfunktion, um die gewünschten Dateien zu finden.
- Dateien markieren: Markieren Sie alle Dateien, die Sie exportieren möchten.
- Export starten: Machen Sie einen Rechtsklick und wählen Sie „Export Dokumente“ aus.
- Bestätigung: Ein Fenster erscheint, in dem Sie gefragt werden, ob Sie sicher sind, dass Sie alle markierten Dateien exportieren möchten – bestätigen Sie dies.
- XML-Datei hinzufügen: Ein weiteres Fenster erscheint, in dem Sie gefragt werden, ob die Dateien mit der zugehörigen XML-Datei exportiert werden sollen – bestätigen Sie dies ebenfalls.
Die IPA-Suite speichert nun alle Dateien unter C:\Users\[Benutzer]\Documents\_Export IPA-Suite. Es wird für jeden Dokumenttyp automatisch ein Ordner erstellt, und in jedem Ordner sehen Sie die exportierte Datei sowie die XML-Datei, die die Metadaten enthält.
Zielsystem mit Importmodul, aber ohne Unterstützung für XML-Dateien zur Speicherung der Metadaten
Frage: Wie kann ich Dateien und Metadaten exportieren, wenn das Zielsystem ein Importmodul hat, aber keine XML-Dateien unterstützt, um die Metadaten zu speichern?
Beschreibung:
Wenn das Zielsystem ein Importmodul hat, aber keine XML-Dateien zur Speicherung der Metadaten unterstützt, benötigen Sie den IPA-Server und den IPA-Client:
- Workflow im IPA-Server erstellen: Erstellen Sie einen neuen Workflow im IPA-Server, der darauf ausgelegt ist, ein PDF und seine zugehörige XML-Datei zu erwarten. Unter Ausgabe sollen die Inhalte der XML-Datei in ein anderes Dateiformat konvertiert werden.
- Metadaten in XML: Die XML-Datei enthält alle Metadaten. Diese Metadaten und das PDF-File werden über den IPA-Client generiert.
- Datenübertragung: Nachdem die Metadaten + PDF generiert wurden, können Sie diese mit der F6-Taste an den IPA-Server weiterleiten.
Für weitere Informationen und Unterstützung wenden Sie sich bitte an unser Support-Team.