In diesem Artikel wird beschrieben, wie im IPA-Server ein Scan-Workflow eingerichtet wird, um Dokumente aus dem IPA-Client an eine DATEV-Upload-Mailadresse zu versenden.
Der Benutzer kann anschließend im IPA-Client ein Dokument auswählen, den Workflow über die Taste F6 starten und das Dokument automatisch über den IPA-Server an DATEV senden lassen.
Vor der Einrichtung des Workflows muss der SMTP-Versand im IPA-Suite Admin Tool vollständig eingerichtet und funktionsfähig sein.
Außerdem wird eine gültige DATEV-Upload-Mailadresse benötigt, zum Beispiel:
xxxxxx-xxxxx-xxxx-xxxx-xxxxxxxxxx@uploadmail.datev.de
Erstellen Sie im IPA-Server einen neuen Scan-Workflow.
Als Name kann zum Beispiel folgender Name verwendet werden:
DATEV
Öffnen Sie im Workflow den Bereich:
Eingabe → IPA-Suite
Aktivieren Sie dort den entsprechenden Haken.
Tragen Sie anschließend im dafür vorgesehenen Feld den gewünschten Namen ein. Dieser Name wird später im IPA-Client angezeigt und kann vom Benutzer ausgewählt werden.
Beispiel:
DATEV
Öffnen Sie den Bereich:
Prozess
Deaktivieren Sie dort die OCR-Erkennung.
Grund: Das Dokument enthält bereits eine OCR-Erkennung. Eine erneute OCR-Verarbeitung ist daher nicht erforderlich.
Öffnen Sie den Bereich:
Ausgabe → Mail
Aktivieren Sie dort den Mailversand.
Tragen Sie anschließend die Absenderadresse ein, die für den Versand verwendet werden soll.
Tragen Sie als Empfänger die DATEV-Upload-Mailadresse ein.
Beispiel:
xxxxxx-xxxxx-xxxx-xxxx-xxxxxxxxxx@uploadmail.datev.de
Aktivieren Sie die Option, dass die prozessierte Datei als Anhang versendet wird.
Dadurch wird das Dokument nicht nur verarbeitet, sondern direkt als Anhang an die hinterlegte DATEV-Mailadresse gesendet.
Nachdem der Workflow eingerichtet wurde, muss der IPA-Client neu gestartet werden.
Anschließend kann der Benutzer im IPA-Client ein Dokument auswählen und die Taste F6 drücken.
Danach öffnet sich ein Fenster, in dem der zuvor eingerichtete Prozessname angezeigt wird, zum Beispiel:
DATEV
Der Benutzer wählt den gewünschten Prozess aus.
Das Dokument wird anschließend an den IPA-Server übertragen und von dort automatisch an die hinterlegte DATEV-Upload-Mailadresse versendet.
Sollte der Versand nicht funktionieren, prüfen Sie bitte zuerst die SMTP-Konfiguration im IPA-Suite Admin Tool sowie die hinterlegte DATEV-Upload-Mailadresse.