Diese Programmfunktion dient dazu, Rechnungen automatisch in SEPA-Überweisungen zu überführen und als standardkonforme SEPA-XML (pain.001) für beliebige Banking-Software zu erzeugen.

Konkret ermöglicht sie:

• das automatische Auslesen von Zahlungsdaten aus Rechnungen 

• die Reduzierung manueller Übertragungsfehler (IBAN, Betrag, Verwendungszweck)

• eine zentrale Prüfung und Korrektur aller Überweisungen vor dem Versand

• die Erstellung von Sammel- oder Einzelüberweisungen in einem Schritt

• den direkten Import der erzeugten XML in gängige Banking-Lösungen (z. B. sFirm, DATEV, StarMoney, Lexware)

Die Funktion ist besonders nützlich für Unternehmen mit regelmäßigem Rechnungseingang, da sie den gesamten Prozess von der Rechnung bis zur bankfähigen Überweisung schneller, sicherer und nachvollziehbar macht – ohne Abhängigkeit von einer bestimmten Bankensoftware.

1. Anlage der Debitoren im IPA-Suite Admin

Debitoren sind die Zahlerkonten, von denen später die SEPA-Überweisungen ausgehen.
Mindestens ein Debitor ist zwingend erforderlich.

1.1 Aufruf

1. IPA-Suite Admin öffnen

2. Button Debitor-List auswählen

1.2 Debitor anlegen

1. Neu klicken

2. Pflichtfelder ausfüllen:

   • Name
     Offizieller Name des Kontoinhabers (z. B. Firma)

   • IBAN
     Wird automatisch validiert (Prüfziffer / Mod-97)

   • BIC
     Pflicht bei Nicht-DE-IBAN, optional bei DE-IBAN

3. Empfohlene Felder:

   • Anzeigename (für Auswahl in der GUI)

   • Bankname

4. Speichern

👉 Regel:
Eine IBAN darf nur einmal existieren.

1.3 Mehrere Debitoren

• Pro Account können beliebig viele Debitoren angelegt werden.

• Die Auswahl erfolgt später pro Überweisung im Desktop-Client.

2. Erzeugen der SEPA-XML im IPA-DesktopClient

2.1 Start des Prozesses

1. IPA-DesktopClient öffnen
   

2. Rechnungsbelege im Postfach (Workflow) auswählen. Mehrere Dokumente können mit gedrückter SHIFT oder STRG-Taste ausgewählt werden.

3. Rechte Maustaste und im Menu die Funktion SEPA-Überweisungen erstellen (SEPA Datei erzeugen) aufrufen

2.2 KI-Erkennung der Zahlungsdaten

• Die KI liest alle Belege in einem Schritt

• Extrahiert pro Rechnung u. a.:

  • Empfängername

  • IBAN

  • BIC (falls vorhanden)

  • Betrag

  • Verwendungszweck

• Währenddessen:

  • BusyIndicator zeigt den Status an

2.3 Ergebnisliste (Prüfübersicht)

Nach Abschluss erscheint eine Tabelle mit allen erkannten Überweisungen.

2.3.1 Spaltenübersicht

• Erzeugen (Checkbox)
  Aktiviert / deaktiviert die Überweisung

• Debitor

• Status (Ampel)

  • 🟢 Grün: vollständig valide

  • 🟡 Gelb: unsicher / manuelle Prüfung empfohlen

  • 🔴 Rot: Fehler (z. B. IBAN ungültig)

• Empfänger

• IBAN

• Betrag

• Verwendungszweck

• EndToEndId

2.3.2 Tooltip

Mouse-Over auf die Ampel zeigt:

• Confidence-Wert

• Alle Validierungsfehler

2.4 Debitor auswählen

Fall A: Nur ein Debitor vorhanden oder aktiv

• Debitor wird automatisch zugewiesen

• Mouse-Over zeigt alle Debitor-Details

Fall B: Mehrere Debitoren vorhanden und aktiv

• Pro Zeile erscheint eine Dropdown-Liste

• Anzeigeformat:

  Anzeigename | IBAN
  

• Debitor muss pro Überweisung gewählt werden

2.5 Manuelle Korrektur einer Überweisung

1. Doppelklick auf eine Zeile

2. Fenster SEPA-Überweisungsträger öffnet sich

3. Änderbare Felder:

   • Empfängername

   • IBAN

   • BIC

   • Betrag

   • Verwendungszweck

2.5.1 Eingaberegeln

• Betrag

  • Komma wird automatisch zu Punkt (15,50 → 15.50)

  • Maximal 2 Nachkommastellen

  • Kein Tausendertrennzeichen

  • Ohne Cent → .00 wird ergänzt

• IBAN

  • Automatische Normalisierung

  • Prüfziffer wird validiert

• Verwendungszweck

  • Max. 140 Zeichen

2.5.2 Speichern

• Bei gültigen Daten:

  • Ampel wird grün

  • Überweisung wird aktiviert

  • Wird als bearbeitet gekennzeichnet

• Bei Fehlern:

  • Ampel bleibt rot

  • Überweisung deaktiviert

2.6 Sammel- / Einzelüberweisungen wählen

Nach Klick auf Erzeugen:

Dialog:

• Ja → Sammelüberweisung

• Nein → Einzelüberweisungen (Stapel)

• Abbrechen → zurück zur Liste

2.7 Erzeugung der XML

• Format: pain.001.001.03

• UTF-8 ohne BOM

• Jede Überweisung erhält:

  • eindeutige EndToEndId
    Format:

    IPA-XXXXXXXX
    

• Validierung:

  • Debitor vorhanden

  • IBAN/BIC korrekt

  • Betrag > 0

  • Verwendungszweck <= 140 Zeichen

2.8 Speichern

1. Speicherort wählen

2. XML wird geschrieben

3. Erfolgsmeldung erscheint

3. Ergebnis

Die erzeugte XML kann direkt importiert werden in:

• sFirm

• DATEV

• StarMoney
  

• Lexware

• Banking-Webportale (SEPA-Import)

4. Zusammenfassung (Kurzfassung)

1. Debitor(en) im Admin anlegen

2. Rechnungen im DesktopClient auswählen

3. KI-Erkennung abwarten

4. Ergebnisse prüfen / korrigieren

5. Debitor pro Zahlung wählen

6. Sammel- oder Einzelüberweisung bestimmen

7. XML erzeugen und speichern