Was ist die erweiterte Suche?

Über die erweiterte Suche können Sie Dokumente gezielt anhand von Metadaten eingrenzen, anstatt die gesamte Ablage manuell zu durchsuchen. Die Maske ist in zwei Bereiche unterteilt:

• Generelle Metadaten (linke Spalte): Filterfelder, die für alle Dokumente gelten, unabhängig vom Dokumenttyp.
• Metadaten Dokumententyp(en) (rechte Spalte): Filterfelder, die sich auf die in Ihrem System konfigurierten Dokumenttypen beziehen (z. B. Rechnungen, Lieferscheine oder andere Belegarten).

Hinweis: Feldbezeichnungen und Auswahllisten (z. B. bei „Raum", „Postfach" oder „Dokumententyp") werden individuell pro Installation eingerichtet. Namen und Anzahl der Einträge können daher bei Ihnen abweichen. Die grundsätzliche Bedienung ist jedoch bei allen Installationen identisch.

Wie ist ein Filterfeld aufgebaut?

Jedes Filterfeld besteht aus zwei Elementen:

• Operator (Dropdown links neben dem Eingabefeld), z. B. „Enthält", „Gleich", „Vor dem" oder „Nach dem". Er legt fest, wie der eingegebene Wert mit den Dokumentdaten verglichen wird.
• Eingabewert (Feld rechts daneben), in das Sie den gesuchten Begriff, Betrag oder das Datum eintragen.

Nicht benötigte Felder lassen Sie einfach leer, sie werden bei der Suche nicht berücksichtigt. Über das Suchfeld „Nach Name filtern" oberhalb jeder Spalte finden Sie bei umfangreichen Feldlisten schnell das gewünschte Filterfeld.

Welche Felder gibt es im Bereich „Generelle Metadaten"?

Warum sehe ich in „Raum" und „Postfach" nicht alle Einträge? ab v.9.4.2.4

In den Dropdown-Listen „Raum" und „Postfach" werden ausschließlich die Einträge angezeigt, für die der jeweils angemeldete Benutzer eine Zugriffsberechtigung besitzt. Ein Raum oder ein Postfach, auf das Sie keinen Zugriff haben, erscheint in der Liste nicht, auch wenn er im System grundsätzlich existiert. Fehlt Ihnen ein erwarteter Eintrag, wenden Sie sich an Ihre zuständige Administration, um den Zugriff freischalten zu lassen.

Tipp: Ist die Liste lang, tippen Sie die ersten Buchstaben des gesuchten Eintrags direkt ein oder nutzen Sie den Bildlaufbalken rechts im Dropdown.

Welche Felder gibt es im Bereich „Metadaten Dokumententyp(en)"?

Die rechte Spalte enthält Filterfelder, die jeweils einem bestimmten Dokumenttyp zugeordnet sind (erkennbar am Zusatz in Klammern hinter dem Feldnamen, z. B. „(Rechnung)"). Welche Dokumenttypen und Felder hier erscheinen, hängt von der Konfiguration Ihres Systems ab, typische Beispiele sind Felder wie Rechnungsnummer, Lieferant, Bruttobetrag oder Datum bei Rechnungen, bzw. LSNummer und LSDatum bei Lieferscheinen. Über den Bildlaufbalken am rechten Rand gelangen Sie zu weiteren Feldern.

Welche Operatoren gibt es?

Bei Datumsfeldern stehen drei Vergleichsoperatoren zur Auswahl:

• Gleich – zeigt nur Dokumente mit exakt diesem Datum.
• Vor dem – zeigt Dokumente mit einem Datum vor dem eingegebenen Wert.
• Nach dem – zeigt Dokumente mit einem Datum nach dem eingegebenen Wert.

Textbasierte Felder bieten in der Regel den Operator „Enthält" an: Es werden alle Dokumente angezeigt, bei denen der eingegebene Text im jeweiligen Feld vorkommt.

Wichtig bei Datumssuchen: Diese exakte Verarbeitung gilt nur für echte Datumsfelder (z. B. „Erstelldatum", „Datum (Rechnung)"), nicht für das Feld „Volltext". Details dazu finden Sie im Artikel Suche von Datumswerten im IPA-Client.

Wie führe ich die Suche durch?

1. Füllen Sie in einer oder beiden Spalten die gewünschten Filterfelder aus.
2. Wählen Sie bei Bedarf über die Dropdowns den passenden Operator.
3. Klicken Sie unten rechts auf die Schaltfläche „Starte Suche".

Alle gesetzten Filter werden gemeinsam (UND-verknüpft) angewendet, je mehr Kriterien Sie ausfüllen, desto präziser wird das Suchergebnis.

Warum kann die Volltextsuche langsam sein?

Die Volltextsuche durchsucht den kompletten Textinhalt aller Dokumente in der Datenbank, nicht nur einzelne Metadatenfelder. Je größer der Dokumentenbestand, desto länger kann die Suche dauern. So beschleunigen Sie die Suche:

• Grenzen Sie zusätzlich über „Raum" und/oder „Postfach" ein, um nur einen Teilbereich der Ablage zu durchsuchen.
• Nutzen Sie, wenn möglich, gezielte Metadatenfelder (z. B. Dokumentenname, Rechnungsnummer, Lieferant, Datum) anstelle der Volltextsuche.
• Grenzen Sie den Zeitraum über ein Datumsfeld ein, wenn Sie den ungefähren Zeitpunkt kennen.
• Setzen Sie die Volltextsuche gezielt dort ein, wo sie wirklich gebraucht wird: wenn Sie nach einem Begriff suchen, der nur im Dokumenteninhalt selbst vorkommt.

Zusammenfassung / Tipps:

Beginnen Sie mit wenigen, eindeutigen Filtern und verfeinern Sie die Suche bei Bedarf. Nutzen Sie „Nach Name filtern" bei umfangreichen Feldlisten. Verwenden Sie für Datumswerte immer das passende Datumsfeld statt „Volltext". Kombinieren Sie generelle Metadaten mit dokumenttypspezifischen Feldern, um die Trefferliste gezielt einzugrenzen.