KI-gestützte Dokumententyp-Erkennung

KI-gestützte Dokumententyp-Erkennung

❓ Wie erkennt die KI Dokumententypen?

Die KI erkennt Dokumententypen anhand einer Kombination aus:

  • Layout-Merkmalen

  • Textinhalten

  • Struktur und Position von Informationen

Dadurch kann sie Dokumente sehr zuverlässig und automatisiert klassifizieren.

❓ Warum werden bestimmte Dokumente gleich erkannt?

Einige Dokumente sind fachlich unterschiedlich, aber inhaltlich und strukturell sehr ähnlich (z. B. Aufträge und Gewährleistungen).

In solchen Fällen ist es fachlich sinnvoll, dass die KI diese Dokumente zunächst als denselben Dokumententyp erkennt, da:

  • Aufbau und Inhalte nahezu identisch sind

  • die automatische Extraktion dadurch stabiler und zuverlässiger läuft

❓ Ist das ein Fehler der KI?

Nein.
Die KI arbeitet korrekt und erkennt, dass es sich um denselben grundlegenden Dokumenttyp handelt.
Die fachliche Unterscheidung (z. B. Auftrag vs. Gewährleistung) ist eine prozessuale Entscheidung und kein reines Erkennungsmerkmal im Dokument.

❓ Wie wird trotzdem zwischen den Dokumentarten unterschieden?

Die Unterscheidung erfolgt nach der KI-Erkennung über Metadaten.

✅ Empfohlene Lösung (Best Practice)

Grundidee

  • Die KI erkennt einen gemeinsamen Dokumententyp

  • Die fachliche Einordnung erfolgt über ein Metafeld

🔧 Umsetzung in der Anwendung

  • Es wird ein (1) Dokumententyp in der IPA-Suite Admin angelegt (z. B. „Aufträge“ oder „Werkstattauftrag“)

  • Der Dokumententyp enthält alle relevanten Felder

  • Zusätzlich wird ein Metafeld als Dropdown-Liste angelegt, z. B.:

    • Auftrag

    • Gewährleistung

    • weitere Optionen (optional)

🔄 Ablauf für Anwender

  1. Dokument scannen oder importieren

  2. Die KI erkennt zuverlässig den Dokumententyp

  3. Die automatische Extraktion wird ausgeführt

  4. Falls erforderlich, wählt der Benutzer im Dropdown die fachliche Zuordnung

  5. Alle Metadaten sind vollständig und korrekt

✔ Vorteile dieses Ansatzes

  • Maximale Nutzung der KI-Stärken

  • Stabile und zuverlässige Automatisierung

  • Minimale manuelle Eingriffe

  • Klare fachliche Trennung bleibt erhalten

  • Skalierbar für weitere Dokumentarten

📝 Fazit

Die KI erkennt Dokumente so, wie sie strukturell aufgebaut sind – und das sehr zuverlässig.
Die fachliche Differenzierung erfolgt bewusst nachgelagert, um die Automatisierung zu optimieren und den Prozess effizient zu gestalten.

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